Semua benda kita nak SOP kan. Sampaikan, nak masuk tandas pejabat pun kita nak buat SOP. Tetapi itulah hakikatnya.
Adakalanya kerja yang mudah dilakukan akan menjadi rumit jika SOP yang dibina tidak praktikal dan melebih-lebih.
Kerana itu banyak SOP yang berjaya dibina tetapi gagal dalam melaksanakannya diantara pemilik perniagaan dan pekerja atau pemilik perniagaan dengan pelanggan.
Jom kita scan apakah masalah atau kesilapan yang biasa dilakukan ketika membina SOP oleh newbie.
#1- Terlalu Panjang
Meleret-leret SOP yang dibina akan memeningkan staff apabila dilaksanakan. Contohnya jika anda membuat SOP bungkusan kotak.
SOP tersebut mestilah jelas dan bahasa yang digunakan mudah difahami. tidak perlu ayat meleret cukup sekadar point yang boleh difahami oleh staff anda.
- Barang mestilah dibungkus dengan kertas yang tahan koyak dan tidak koyak.
- Bungkusan mestilah dimulakan dari tepi dan tidak boleh dibungkus dari tengah
- Mesti ada 6 lipatan dalam setiap bungkusan.
- Mesti gunakan kertas berwarna perang atau sedikit perang
- Jangan terbalikkan bungkusan ketika dibungkus dan macam-macam lagi arahan yang tidak jelas.
#2- Tiada Latihan
Ramai usahawan mengambil langkah mudah dengan menyerahkan SOP bulat-bulat kepada staff sedangkan SOP itu perlu diterangkan dengan terperinci supaya jelas untuk dibudayakan dalam kerja seharian.
Menjadi tanggungjawab anda sebagai majikan untuk melatih pekerja anda mengikut SOP yang telah ditetapkan supaya tiada perkara berbangkit dikemudian hari.
Hal ini kerana dengan adanya latihan yang cukup berdasarkan SOP yang dibina ianya akan membina keyakinan staff dalam meningkatkan produktiviti kerja dan mengurangkan kesilapan kerja.
#3- Menggantikan Sistem Pengurusan Dengan SOP
Hakikatnya SOP tidak boleh mengantikan sistem pengurusan yang dilakukan oleh manusia. Jangan sesekali jadikan SOP itu sebagai supervisor dalam membentuk sebuah corak kerja kerana tugas hakikinya bukan memudahkan kerja tetapi sebagai panduan dalam melaksanakan sesuatu kerja itu dengan sempurna.
Sentiasa pantau keberkesanan SOP dalam setiap kerja yang dilakukan supaya ianya tidak menjejaskan matlamat utama SOP itu terbina.
#4- Tidak Realistik
SOP tidak mampu menjawab segala permasalahan yang dihadapi oleh perniagaan kita. Adakalanya masalah timbul daripada sistem pengurusan yang sedia ada.
Sekiranya anda ingin membina SOP, pastikan ianya realistik dan tidak sesekali menyusahkan pihak yang akan melaksanakan dan menguatkuasakan SOP tersebut.
#5- Terlalu Banyak SOP
Tidak perlu buat terlalu banyak SOP. Staff dan pekerja akan keliru jika terlalu banyak SOP yang perlu difahami dan diikuti.
Terlalu banyak SOP tetapi tidak mendatangkan apa-apa kesan, akan menyusutkan keadaan yang sedia ada. Oleh yang demikian, berhati-hatilah dalam membina SOP.
